دکتر ندا شفیعی: توانایی برقراری ارتباطات مؤثر مهم‌ترین عامل موفقیت در ارتباطات و روابط عمومی است

در این کارگاه آموزشی دکتر ندا شفیعی، رپرست اداره کل روابط عمومی وزارت علوم، تحقیقات  فناوری با «موضوع اهمیت ارتباطات موثر در فعالیت های روابط عمومی پارک های علم و فناوری» به سخنرانی پرداخته ئاند که گزارش آن را در ادامه می خوانید: 

دکتر ندا شفیعی، سرپرست اداره کل روابط عمومی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری، ارتباطات مؤثر در حوزه روابط عمومی را بسیار مهم و اساسی عنوان کرد و گفت: ارتباطات مؤثر در ظاهر بسیار ساده تلقی می‌شود اما یکی از مسائل مهم در حوزه ارتباطات و روابط عمومی است. به همین منظور مدیران روابط عمومی باید بتوانند از چنین فضای مهم و دغدغه‌مندی به خوبی بهره‌مند شوند.

سرپرست اداره کل روابط عمومی وزارت عتف با تأکید بر چگونگی ایجاد و برقراری ارتباطات مؤثر یادآور شد: دانشگاه‌ها، پارک‌های علم و فناوری و مؤسسات آموزش عالی نسبت به سایر سازمان‌ها ارتباطات گسترده‌تری را تجربه می‌کنند. به عبارت دیگر در یک سازمان ممکن است ارتباطات درون سازمانی و برون سازمانی وجود داشته باشد و هرکدام ارتباطات خاص خود را نیاز دارند. اگر ندانیم که باید با هر مجموعه چگونه ارتباطات مؤثری برقرار نماییم، قادر به داشتن روابط عمومی پویا و فعال نخواهیم بود.   

دکتر شفیعی ارتباطات درون سازمانی را ارتباط با رئیس سازمان؛ معاونان، اعضای شورای دانشگاه و اعضای هیئت رئیسه؛ کارکنان؛ اعضای هیئت علمی، استادان؛ دانشجویان و ارتباطات برون سازمانی را ارتباط با جامعه و مخاطبان؛ صنعت؛ روابط عمومی ستاد وزارت؛ روابط عمومی‌های سازمان‌های دیگر و رسانه‌ها عنوان کرده و توجه به هر دو ارتباط را مهم تلقی کرد.

وی در ادامه با اشاره به تعاریف متعددی از ارتباطات خاطرنشان کرد: تعاریف گوناگونی از ارتباطات مانند جست‌وجو برای دست یافتن به کلیه وسایل و امکانات موجود برای ترغیب و اقناع دیگران(ارسطو)، فرآیندی که قصد آن به طور کلی همانندی (اشتراک فکر) با گیرنده پیام خود در یک مورد و مسئله معیّن است(شرام)، هر گاه شخصی اثری را بپذیرد که دیگری در مورد او اراده کرده است، دومی با اولی ارتباط برقرار کرده است(نیوکامب) و فرآیند انتقال معنی بین دو فرد(رایت)، وجود دارد. اما ارتباطات مؤثر فرآیند انتقال پیام از فرستنده به گیرنده، مشروط بر آن که در گیرنده پیام، مشابهت معنی با معنی مورد نظر فرستنده پیام ایجاد شود، است.

وی تصریح کرد: اگر انتقال و اشتراک معانی، عقاید، تصاویر و اندیشه‌ها وجود نداشته باشد، ارتباطات مؤثر برقرار نخواهد شد. به عبارت دیگر هرچه میزان اشتراک معانی بیشتر باشد، ارتباطات قوی‌تر و مؤثرتر خواهد بود؛ چراکه معانی در واژه‌ها نیست بلکه در ذهن آدم‌ها است. به همین دلیل افراد باید بدانند که با چه گروهی، در چه شرایط و زمانی (حضوری و غیرحضوری) قصد برقراری ارتباط را دارند.

سرپرست اداره کل روابط عمومی وزارت علوم، تحقیقات و فناوری توانایی برطرف کردن اختلالات در زمان برقراری ارتباط و توجه به بازخوردها را مهم دانست و گفت: توجه به بازخوردها امکان ایجاد ارتباط دقیق، مؤثر و صحیح را فراهم می‌کند. از سوی دیگر توجه و آشنایی با ارتباطات کلامی و غیرکلامی نیز ضرورت دارد.

شفیعی اجزای ارتباط کلامی(گفتاری) را محتوای کلام شامل آنچه بر زبان می‌آوریم، جذاب بودن، تازگی، هیجان‌انگیز بودن، مثبت یا منفی بودن و عناصر فرازبانی شامل تن صدا، ریتم، آهنگ صدا، لحن کلام، ترتیب بیان مطالب و حالت بیان مطالب عنوان کرد.

وی همچنین درخصوص عناصر غیرکلامی(زبان بدن) یادآور شد: عناصر غیرکلامی، مجموعه حرکات و رفتار ما هنگام ایجاد ارتباط با مخاطب است که می‌بایست به عنوان یک مدیر حرفه‌ای از ظاهر افراد اطلاعات بسیار زیادی دریافت کنیم. این به ما کمک می‌کند که مخاطب پیش از آن که خود شروع به حرف زدن نماید، مجموعه تفکرات، اندیشه‌ها و احساسات وی را نسبت به خودمان حدس بزنیم. گرچه این حدسیات قطعیت ندارد ولی کمک می‌کند تا بتوانیم مخاطب را بهتر بشناسیم.

دکتر ندا شفیعی ضرورت داشتن ارتباط مؤثر رسانه‌ای، چگونگی دوری از فضاهای آشفته رسانه‌ای و حاشیه‌ها، چگونگی برخورد مناسب در مواجه با اخبار نادرست و میزان نزدیکی به خبرنگاران را از موارد مربوط به ارتباطات مؤثر با رسانه‌ها دانست و گفت: 10 نکته در برقراری ارتباطات مؤثر وجود دارد که توجه به آن اجتناب ناپذیر است. به عنوان فعالان در حوزه روابط عمومی باید ارتباط رو در رو برقرار کنید، شنونده خوبی باشید، واضح و روشن صحبت کنید، صریح و صادق باشید، واکنش نشان داده و واکنش دیگران را هم درک کنید، آرامش خود را حفظ کرده و به طرف مقابل احترام بگذارید، وقفه‌ای ایجاد کنید، به شیوه مناسب مخالفت کرده و موثق و معتبر صحبت کنید و آگاهی خود را افزایش دهید.

سرپرست اداره کل روابط عمومی وزارت عتف با اشاره به مهارت‌های برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار خاطرنشان کرد: «سپاس‌گزاری» یکی از مهارت‌های برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار است. یکی از نکاتی که می‌تواند تأثیر بسیار خوبی بر ذهن افراد برجای گذاشته و آن‌ها را با شما هم دل کند، این است که از آن‌ها سپاس‌گزار باشید. در برابر هرکار کوچکی که برای شما انجام می‌دهند، می‌توانید از آن‌ها تشکر کنید. حتی اگر در ازای این کار حقوقی را دریافت می‌کنند، بدون شک تشکر شما موجب دلگرمی آن‌ها شده و ترغیب‌شان می‌کند تا تمام تلاش خود را در جهت بهبود امور انجام دهند. به عبارت دیگر سپاس‌گزاری موجب می‌شود که ارزش شما نزد دیگران افزایش پیدا کرده و از شما به عنوان فردی قدرشناس یاد کنند.

شفیعی «قابل اعتماد بودن» را یکی دیگر از مهارت‌های برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار دانست و گفت: افراد زمانی تمایل دارند با شما در ارتباط باشند که حضور در کنار شما به آن‌ها احساس امنیت و اعتماد بدهد. به این ترتیب می‌توانند راحت‌تر با شما صحبت کرده و مشکلات خود را با آرامش خاطر با شما در میان بگذارند. در صورتی که برای آن‌ها فردی قابل اعتماد باشید، نیازی نیست صحبت‌ها و یا اتفاقات کوچکی که رخ می‌دهد را به دیگران گزارش دهید. تمامی این عوامل موجب می‌شود که شما فردی قابل اعتماد و رازدار به نظر برسید. همین امر موجب می‌شود تا همکارانتان بتوانند با شما ارتباط خوبی برقرار نمایند.

وی «عدم جبهه‌گیری» را یکی دیگر از مهارت‌های برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار عنوان کرد و گفت: در برابر بیان ایده‌ها و نظرات دیگران از خود تعصبات بی‌جا و جبهه‌گیری نشان ندهید. این موضوع باعث می‌شود تا مخاطبان شما تمایلی برای برقراری ارتباط نشان ندهد؛ چراکه معتقدند شما فردی متعصب و خودخواه هستید که تنها افکار و عقاید خود را پذیرفته و قصد دارید تا همه افراد مانند شما فکر کنند. اجازه دهید دیگران بدون هیچ ترس و واهمه‌ای ایده‌ها و نظرات خود را به صورت واضح و شفاف با شما در میان بگذارند. بدانید که شما باید به مخاطبان احترام بگذارید. زیرا هر فردی حق دارد به عنوان یک انسان آن گونه که مایل است فکر کند و نظرات مخصوص به خود را داشته باشد.

دکتر ندا شفیعی «پرهیز از تکرار غیرضروری» را آخرین مهارت برقراری ارتباط مؤثر در محیط کار دانست و یادآور شد: حرف‌های خود را به صورت واضح و روشن بیان کرده و از تکرار مجدد آن‌ها بپرهیزید. تکرار مداوم حرف‌ها موجب می‌شود تا مخاطبان از شما خسته و دل‌زده شوند و حرف‌های شما برای آن‌ها ارزشی نداشته باشد.

سرپرست اداره کل روابط عمومی وزارت عتف در پایان به نتایج نظرسنجی انجام شده توسط وزارت علوم، تحقیقات و فناوری در خصوص نشست‌های آموزشی برگزار شده در هفته ارتباطات و روابط عمومی پرداخت.

لازم به یادآوری است که در کارگاه آموزشی «حکمرانی مدرن در پارک‌های علم و فناوری» که روز چهارشنبه، 26 خرداد ماه در سالن همایش های پارک فناوری اطلاعات و ارتباطات (فاوا) برگزار شد، علاوه بر مدیر کل روابط عمومی وزارت عتف، 10 نفر از دبیران روابط عمومی مناطق دهگانه وزارت عتف به صورت حضوری و بیش از 150 نفر از مدیران روابط عمومی پارک های علم و فناوری و دانشگاه های سراسر کشور به صورت غیرحضوری شرکت داشتند.

همچنین دکتر محمدجعفر صدیق دامغانی‌زاده، مشاور وزیر  و رئیس پارک فناوری اطلاعات و ارتباطات با موضوع «حکمرانی مدرن در پارک‌های علم و فناوری؛ نگاهی به تاریخ توسعه پارک‌های علم و فناوری در ایران»؛ دکتر احسان چیت‌ساز، معاون توسعه بازار پارک فناوری اطلاعات و ارتباطات با موضوع مقیاس‌پذیری کسب‌وکارهای مدرن از طریق تأمین مالی جمعی؛ دکتر عباس قنبری باغستان، مشاور ارتباطات و امور بین‌الملل پارک فاوا با موضوع ضرورت گذار به استانداردسازی در حکمرانی مدرن پارک‌های علم و فناوری و مهندس محمدعلی جعفری، مدیر مرکز توسعه واحدهای فناور پارک فاوا با موضوع معرفی شبکه توسعه اقتصاد دیجیتال(تاد) از جمله دیگر سخنرانان این کارگاه آموزشی بودند.